Tehnoloogiliste vahendite valik ja ettevalmistamine

Selleks et viia läbi edukat konverentsi, peab esmalt selgeks tegema milline on sinu sihtgrupp ja mida sa soovid neile pakkuda. Alles seejärel pead selgeks tegema milliseid vahendeid kasutada ja millist kasutegurit üks või teine tarkvara antud konverentsi raames pakub. Antud idee puhul leidsime, et tarkvaralisi ja tehnilisi vahendeid tuleks maksimaalselt ära kasutada pakkudes konverentsil osalemiseks erinevaid võimalusi. Me soovime pakkuda oma sihtrühmale võimalust osaleda konverentsil vähemalt kahel erineval viisil. Esiteks pakkuda võimalust sõita kohale teiseks osaleda konverentsil interneti vahendusel ning seda nii konverentsil osalejatele kui ka lektoritele. Lisaks soovime panna märki maha oma tegevusest, jäädvustades konverentsi audiovisuaalselt, et oleks käsitletud teemadest võimalik osa saada ka hiljem.

Tehniliste vahendite vajaduse selgitame välja vahetult järgmises etapis peale Lektoritega eellepingute sõlmimist. Konverentsi toimumis koha üheks tingimuseks on see, et seal oleks võimalik kasutada kohapealset esitlustarkvara, üles seatud interaktiivsete tahvlite süsteemi SmartBoard, koos veebikonverentsi tarkvaraga Bridgit. Antud lahendustega on võimalik teha interaktiivseid esitlusi, kus lektorid saavad näitata ja lisada oma informatsiooni erinevatest paikadest samaaegselt. Lisaks on võimalus osaleda konverentsil veebivahendusel ükskõik millises maailma otsas ja see on lihtsalt välja jagatav kasutades selleks kasutajanime (emaili aadres millele kutse saadetud) ja parooliga (saadetakse samale emaili aadressile).

Lisaks sellele kasutame ka salvestusserverit mis jäädvustab kogu meie konverentsil esitletu. See annab meile hea võimaluse publitseerida videosalvestusi näiteks YouTube's, Vimeo's või muus analoogses keskkonnas.