Konverents: Korraldava poole struktureerimine ja vahendite valik

Korraldava poole pealt on vajalik arvestada kolme suunda.

1. Teenusepakkujad
2. Osalejad
3. Esinejad

Korraldamise eest vastutab tugimeeskond.Tugimeeskonna suhtlusest sõltub konverentsi korraldava poole edenemine. Optimaalseks tulemuseks on vajalik tihe suhtlus tugimeeskonna siseselt ning meeskonnatöö väljundite kommunikeerimine osalejate ja esinejateni. Ka on kõikide toimingute juures vajalik arvestada osapoolte õiguseid.

Tugimeeskonna sisesteks peamisteks suhtluskanaliteks võiksid olla:
- e-post - saadetakse kirju, vahetatakse informatsiooni
- kalender - lepitakse kokku ajakavas, planeeritakse tegevusi, luuakse ühis- ja privaatne kalender (nt. Outlook Calendar, GoogleCalendar, YahooCalendar, ThunderbirdLighting, jms.)
- tasks - määratakse ja organiseeritakse meeskonna siseselt tööülesandeid (GoogleCalendar, OutlookTasks, jms.)
- MNS/Skype, GoogleChat, mobiil vms. - hoitakse end kursis toimuvaga ja vahetatakse informatsiooni (peamiselt Skype'i ja MSN põhised vestlused, koosolekud jms.)
- GoogleDocuments, SlideShare, Whiteboard, NetVibes - hallatakse ühised ja individuaalseid dokumente

Tugimeeskonna töötulemusena valmib tugistruktuur, mis on aluseks konverentsi toimumisele. Läbi tugimeeskonna on organiseeritud suhtlus osapoolte vahel.
Info talletus ja selle edastamine väljapoole:
- Keskseks pidepunktiks on kodulehekülg, mis koondab endasse kõik vajaliku info edastamiseks ja tagasiside saamiseks/vahetamiseks (nt. kontaktandmed, blogi, memod, foorum, viited ettekannetele, raportitele, piltidele jms.)

Tugimeeskonna ülesanded on peale kommunikatsiooni jälgimise ka korralduslikud aspektid. Tugimeeskond leiab erinevad teenusepakkujad ja analüüsib nende teenuste hinda, kvaliteeti, sobilikkust, valib välja parimad lahendused, peab läbirääkimisi, teeb lepingu ja koordineerib tööde juhatamist.

Selleks sobilikud vahendid:
- peamiseks suhtluskanaliks on e-post ja telefon/Skype(võimalusel kokkusaamised)- parimad läbirääkimised on ilma "filtrita"
- otsingumootorid, koduleheküljed, blogid - annavad ülevaate firmade poolt pakutavast
Ka toetavad otsinguid erinevad temaatilised registrid (nt. konverentsiruumid, majutus ja toitlustus: ConferenceExpert, Konverentsimaailm, TurismiWeb jms.)
- Leitud info tuleb filtreerida ja talletada (võib kasutada märkmeid, ja luua nt. GoogleDocument'idesse võrdlemist võimaldava tabeli)
- GoogleDocument'i või SlideShare'i talletatakse ka näiteks menüüd, kavad, arved, jms ning neid hallatakse kaustade kaupa
- Lõplikult kinnitatud valikud tehakse osalejatele ja esinejatele kättesaadavaks kodulehekülje kaudu