Antud õpimaastiku koostamine algas ühise kokkusaamisega, mille käigus arutati läbi, mida teha ja kuidas rühmatööd teostada. Esmalt leppisime kokku, et sotsiaalse tarkvara asemel võtame kasutusele sotsiaalsed töövahendid, sest kunagi ei tohiks alahinnata tükikese paberi ja kirjutusvahendi jõudu. Peale vähest mõtlemist otsustasime üheselt võtta teemaks "Rahvusvaheline konverents". Suurehaardelisuse tõttu otsustasime pöörata tähelepanu konverentsi ettevalmistamisele ehk ideest kuni esimese päeva esimese kõneleja sõnavõtuni. Tööprotsess on kokku pandud allpool blogis koos videode, linkide ja sisse skännitud kohtumise protokolliga :D. Peale selle toimus igapäevane tihe e-maili, dokumentide ja graafikute vahetus.
Otsustasime valida konverentsile teema, mistõttu spontaansusest tekituna valisime sihtgrupiks lambakasvatajad. Järgnevalt kirjeldamegi, kuidas võiks lambakasvatajatele suunatud konverentsi korraldamine välja näha.
Iga asi saab alguse ideest ja teema valikust. Alustuseks saab juba esmast infot lambakasvatus liitude veebilehtedelt - näeb mis on viimased trendid, kui paljud tegelevad lambakasvatusega jne. Otsustatakse ära, mis teemadele konverent suunatakse (nt. lambakasvatajate koolitusprogramid, tõuaretuse suunad: liha või vill). Infot saab kindlasti ka arvamusliidrite blogidest, ajakirjadest jne.
Pärast teema suundade valikut tuleb leida külalisesinejad ning uurida nende tausta. Selleks on hea kasutada erinevaid võrgustikke - nt Linkedin.com, mis on inimesi ametialaselt ühendav võrgustik, kus tähelepanu pööratakse põhiliselt oma professionaalsete oskuste rõhutamisele. Oluline on aga kuidas nad suudavad oma teemasid esitada rahva ees rääkides. Seetõttu on hea vaadata kuidas nad räägivad Youtube.com vahendusel. Alternatiivina saab vaadelda ka Vimeo.com (kõrgkvaliteedilised videod), ja Bing.com/videos (suurim alternatiiv Google.com'ile). Kindlasti tuleks esitlemise oskusi vaadelda nt. Slideshare.net'ist või otsida märksõnade kaudu Delicious.com'ist informatsiooni.
Tugimeeskond on vastutav kogu võrgustiku haldamise eest. Tugimeeskonna sisesteks peamisteks suhtluskanaliteks on e-mail/skype/msn/mobiil, töö ülesandeid organiseeritakse taskide abil GoogleCalendar/OutlookTasks. Nii tugimeeskond kui ka korraldajad haldavad dokumente GoogleDocuments, Slideshare.com abil. Konverentsi jaoks luuakse oma veebileht, kuhu tuleb jooksev ja lõplik info ajakavade, esinejate, teemade jne. kohta. Veebileht sisaldab kolme olulist vahendit: registreerimine, foorum ja ajaveeb (nt. Wordpress). Registreerida saab nii kodulehel kui ka alternatiivina Google/Formsis. Konverentsi esinejatele saadetakse meili teel eraldi lepingud. Foorum luuakse Lefora.com kaudu. Foorumis saavad nii osavõtjad kui ka huvilised välja tulla oma ideedega konverentsi paremaks muutmise osas ning pakkuda teemasid - ka vabaaja sisustamise kohta. Vabaaja sisustamise kohta saadakse ideid peale foorumis esitatavate veel erivetatest blogidest, peofirmade veebilehtedelt ning vaadeldakse ka milliseid üritusi on teistel konverentsidel korraldatud. Tugimeeskond leiab erinevad teenusepakkujad läbi infokanalite, koordineerib ja analüüsib teenuseid, valides välja lahendusi, pidades läbirääkimisi, jne. Ajaveebi postitatakse teadaandeid, uudiseid külalisesinejate kohta jne. Ajaveeb ja foorum on mõeldud teineteise täienduseks. Konverentsi ajakava pannakse kokku GoogleCalendar/YahooCalendar vahendusel, kuhu saavad märkmeid teha nii külalisesinejad kui ka korraldav pool. Keskseks pidepunktiks on kodulehekülg, mis koondab endasse kõik vajaliku info edastamiseks ja tagasiside saamiseks/vahetamiseks (nt. kontaktandmed, blogi, memod, foorum, viited ettekannetele, raportitele, piltidele jms.).
Kuna soovime pakkuda oma sihtrühmale võimalust osaleda konverentsil vähemalt kahel erineval viisil. Esiteks pakkuda võimalust sõita kohale, teiseks osaleda interneti vahendusel ning seda nii konverentsil osalejatele kui ka lektoritele. Konverents jäädvustatakse audiovisuaalselt, et oleks käsitletud teemadest võimalik osa saada ka hiljem. Tehniliste vahendite vajaduse selgitame välja vahetult peale lektoritega eellepingute sõlmimist. Konverentsi toimumiskoha üheks tingimuseks on see, et seal oleks võimalik kasutada kohapealset esitlustarkvara, üles seatud interaktiivsete tahvlite süsteemi SmartBoard, koos veebikonverentsi tarkvaraga Bridgit. Antud lahendustega on võimalik teha interaktiivseid esitlusi, kus lektorid saavad näitata ja lisada oma informatsiooni erinevatest paikadest samaaegselt. Lisaks on võimalus osaleda konverentsil veebivahendusel ükskõik millises maailma otsas ja see on lihtsalt välja jagatav kasutades selleks kasutajanime (emaili aadres millele kutse saadetud) ja parooliga (saadetakse samale emaili aadressile). Lisaks sellele kasutame ka salvestusserverit, mis jäädvustab kogu meie konverentsil esitletu. See annab meile hea võimaluse publitseerida videosalvestusi näiteks Youtube.com'is, Vimeo.com'is või muus analoogses keskkonnas.
